Makelaar worden? Zorg dat je deze formulieren hebt

Een makelaar die bij klanten thuis komt moet goed beslagen ten ijs komen. Alle belangrijke papieren moet hij bij zich hebben, of anders op kantoor hebben. Als beginnend makelaar moet je het al in orde hebben. Het staat toch niet zo netjes als je een klant hebt en je verontschuldigt omdat je nog geen opdracht tot dienstverlening hebt gemaakt. Een kort overzicht van papieren die belangrijk kunnen zijn voor een makelaar die als ondernemer aan de slag gaat.

Opdracht tot dienstverlening

Misschien wel het allerbelangrijkste document: een makelaar wil natuurlijk graag dat de afspraken met de klant waterdicht zijn. Afspraken die alleen mondeling zijn gemaakt, zijn later niet of nauwelijks te bewijzen. Een makelaar stuurt een factuur achteraf in de meeste gevallen naar een notaris, soms naar een klant zelf (als het naar de notaris gaat veelal een kopie naar de klant zelf), en als de klant dan protesteert moet de makelaar aan kunnen tonen dat het klopt. In de opdracht tot dienstverlening staat onder andere waar het om gaat (belangrijkst: verkoop of aankoop, kunnen ook twee aparte formulieren zijn). Dan staat er bijvoorbeeld bij verkoop om welke woning het gaat, welke vraagprijs wordt afgesproken. Er staan wat standaardzinnetjes in. En dan het deel wat voor de makelaar onmisbaar is: alles over het kostenplaatje komt erin te staan. Welke afspraak over courtage is gemaakt? Wat gaat de makelaar kosten? Mogen er extra kosten gerekend worden voor een fotograaf? Voor adverteren? Hoe wordt dat dan verrekend? En, ook voor een klant heel nuttig, onder welke voorwaarden mag de klant een opdracht weer intrekken? Populair is de term no cure, no pay. Die niet altijd letterlijk genomen moet worden. Er zijn makelaars die echt geen kosten rekenen als een klant intrekt. In de meeste gevallen noemen makelaars intrekkingskosten, als zijnde een vergoeding voor de kosten die de makelaar al gemaakt heeft (internet, borden, posters, foto's, benzine). Deze kosten zijn soms een percentage (bijv. 10% van het bedrag wat bij een succesvolle transactie verschuldigd zou zijn), soms een vast bedrag (vaak tegengekomen bedragen tussen de 250 euro en 1000 euro), soms een percentage met een minimum bedrag erachter. De makelaar heeft wat ruimte om hier eigen beleid in te ontwikkelen.

Leveringsvoorwaarden

Als je meubels koopt staan de leveringsvoorwaarden ook op de achterkant (die kleine lettertjes, die toch niemand leest). Een makelaar heeft ook leveringsvoorwaarden. Dat kan in het koopcontract staan als een simpele verwijzing (bijv. naar de voorwaarden van de NVM), het kan ook verwerkt staan in het koopcontract, en het kan een apart formulier zijn. In de leveringsvoorwaarden kunnen dingen staan als dat de makelaar een opdracht zelf mag weigeren, dat een makelaar niet voor koper en verkoper tegelijk mag werken, dat een makelaar zich aan een gedragscode moet houden. Soms staat erin waar een klant terecht kan met een klacht over een makelaar. Leveringsvoorwaarden zijn standaard, verschillen niet per woning en per klant. Daarom dat dit een vast formulier is. Als het een apart formulier is kan de makelaar ervoor kiezen om dit te laten tekenen door de klant.

Woning-vragenlijst

Juridisch moet een verkoper gebreken aan de woning melden. Niet de makelaar, de verkoper! Om problemen te voorkomen is het altijd aan te raden om de klant een vragenlijst van een paar pagina's in te laten vullen over de woning. En die mee te geven aan kijkers, of in ieder geval aan de latere koper. Zodat de makelaar is ingedekt.

Lijst roerende zaken

Een makelaar zal natuurlijk wel meer papieren in zijn map of op zijn kantoor hebben. Belangrijkst om nog te noemen is de lijst met roerende zaken: wat blijft achter? En wat gaat mee? Dat is dan een lijst van sauna tot wc-bril, van Amerikaanse koelkast tot garderobekast. Van alle spullen vult de verkoper in of het blijft, of het meegaat, en laatste optie: of het ter overname is. De koper mag het hebben als hij er extra voor betaalt, of als de bieding gunstig verloopt.