Het functioneringsgesprek

Functioneringsgesprekken dienen als personeelsinstrument binnen het Human Resource beleid. Waarom worden deze gesprekken gevoerd? En wat is precies het verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek? Maar wat voor de medewerker vaak veel belangrijker is: wat kan ik verwachten tijdens mijn functioneringsgesprek?

Toepassing van functioneringsgesprekken binnen het personeelsbeleid

Tijdens een functioneringsgesprek is er sprake van tweerichtingsverkeer. Functioneringsgesprekken worden gevoerd door de direct leidinggevende met de betreffende medewerker. De gesprekken vinden meestal minimaal 1 keer per jaar plaats. De organisatie (vertegenwoordigd door de leidinggevende) en de individuele werknemer bespreken hierbij hun behoeftes op basis van gelijkwaardigheid. Dit geeft ook direct het verschil aan tussen beoordelings- en functioneringgesprekken. Echter, functioneringsgesprekken blijven onderdeel van een groter beoordelingssysteem, respectievelijk van een personeelsbeleid.

Verschillen beoordelingsgesprek - functioneringsgesprek

In een functioneringsgesprek staan werkgedrag en werkrelaties centraal. Er wordt besproken wat er de afgelopen periode goed is gegaan en wat voor verbetering vatbaar is. Ook wordt er in een dergelijk gesprek gezocht naar de oorzaken van problemen en worden mogelijke oplossingen besproken. Het functioneringsgesprek is niet van invloed op het salaris of op de mogelijkheden voor promotie. In een beoordelingsgesprek daarentegen staat dit wel centraal. De medewerker wordt hierin geconfronteerd met de beoordeling waaraan veranderingen in salaris, een al dan niet vaste aanstellen of promotie gekoppeld kunnen zijn.

Een ander verschil is dat in een functioneringsgesprek (zoals eerder al genoemd) de leidinggevende en de medewerker samen aan het woord zijn. Tijdens een beoordelingsgesprek is er sprake van eenrichtingsverkeer. De leidinggevende is aan het woord en schotelt de medewerker zijn of haar beoordeling voor. Door dit tweerichtingsverkeer is het noodzakelijk dat voor een zinvol gesprek er voorbereidingen worden getroffen door zowel de leidinggevende als de medewerker. (zie ook verderop in dit artikel: voorbereiden op een functioneringsgesprek) De leidinggevende is degene die hoofdzakelijk het beoordelingsgesprek voorbereid.

Ten slotte kijkt het functioneringsgesprek naar de toekomst. Er worden dus onder andere afspraken gemaakt. In het beoordelingsgesprek worden de resultaten van deze afspraken besproken wat leidt tot een beoordeling.

Voorbereiden op een functioneringsgesprek

Voor aanvang moeten beide gesprekspartners in ieder geval op de hoogte zijn van het doel van een functioneringsgesprek. Wanneer er al eerder een gesprek is gevoerd, is het handig dat de medewerker en de leidinggevende de beschikking hebben over een verslag van de afspraken die in dit vorige gesprek zijn gemaakt.

De betreffende werknemer kan van tevoren gevraagd worden een lijst te maken met punten die hij of zij wil bespreken tijdens dit gesprek. Dit kunnen dingen zijn die niet goed gaan of beter kunnen of waar de medewerker juist erg tevreden over is. Overigens kunnen deze punten te maken hebben met de werkzaamheden, de medewerker zelf, de organisatie, de samenwerking met collega’s of de leidinggevende. Deze punten kunnen tijdens het gesprek als agendapunten worden gehanteerd.

Opbouw van een functioneringsgesprek

Voor het voeren van een functioneringsgesprek is een model te hanteren dat uit vier onderdelen bestaat: het begin van het gesprek, het opstellen van de agenda, bespreking van de onderwerpen en de afsluiting van het gesprek.

Het begin van het gesprek
De leidinggevende opent het gesprek met het beschrijven van het doel, het verloop van het gesprek en hoeveel tijd er beschikbaar is. Het is de taak van (voornamelijk) de leidinggevende om te zorgen voor een ontspannen sfeer. De medewerker moet weten dat het tijdens dit gesprek niet om een beoordeling draait, maar om een gesprek op basis van gelijkwaardigheid.

Het opstellen van de agenda
Van tevoren hebben de leidinggevende en de medewerker de punten die zij willen bespreken op papier gezet. Na de opening van het gesprek worden deze punten geïnventariseerd. Er wordt nog niet inhoudelijk op de punten ingegaan. Deze onderwerpen dienen in deze fase van het gesprek slechts om de agenda op te stellen.

Bespreking van de onderwerpen
De medewerker licht zijn punten toe, waarna de leidinggevende zijn mening geeft. De leidinggevende zal in veel gevallen begrip tonen voor de mening van de werknemer. Dit betekent niet dat de leidinggevende het hier automatisch mee eens is. Voordat de leidinggevende de punten bespreekt waar hij of zij het niet mee eens is, is het gebruikelijk eerst de punten te bespreken waar de leidinggevende het wel mee eens is.

Voor alle besproken punten geldt dat er wordt toegewerkt naar concrete afspraken voor de komende periode. Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd om tot een gezamenlijk standpunt te komen. De afspraak moet vervolgens ook eenduidig geformuleerd worden; dit houdt in dat de afspraak maar op 1 manier is uit te leggen.

Afsluiting van het gesprek
Tijdens de afsluiting vat de leidinggevende de afspraken samen die zojuist zijn opgesteld. De medewerker geeft vervolgens zijn akkoord. De leidinggevende maakt een verslag van het gesprek (inclusief afspraken) waar ook de medewerker een kopie van ontvangt. Eventueel kan ook nog aan het eind van een functioneringsgesprek het gespreksverloop geëvalueerd worden. © 2008 Paschja, gepubliceerd in Banen (Zakelijk) op 08-05-2008. Het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van Paschja is vermenigvuldiging van dit artikel verboden. Meer...

Verwante artikelen

• Functionerings- en beoordelingsgesprekken: Werknemers hebben het recht te weten hoe de leiding denkt over hun functioneren. In positieve, maar natuurlijk ook in negatieve zin. Daarnaast is het voor de leidin…
• Deelnemen aan interne communicatie: Interne communicatie in een bedrijf is belangrijk voor het goed functioneren van zowel de werkzaamheden als het personeelslid zelf. Er bestaan diverse manieren van interne…
• Haal meer uit het functioneringsgesprek: Je prestaties en je ontwikkeling gedurende een jaar zijn de basis voor de beoordelingstoeslag en ook voor de periodieke verhoging van jouw salaris. Het gaat in feite…
• De sandwichtechniek: Een bekend begrip in de wereld van feedback is de sandwichtechniek. Wat is dit precies, wat bereik je ermee en hoe pas je hem goed toe?
• Kritiek geven; duidelijk, maar respectvol: Veel mensen vinden het moeilijk om op een duidelijke, respectvolle manier kritiek te geven. Kritiek geven is natuurlijk nooit leuk voor de ander en kan dan ook hard…